「電子カルテ」と「紙カルテ」の違いとは?そのメリット・デメリットを徹底解説

お客様情報・施術履歴などをデータで記録する「電子カルテ」。

ペーパーレスが進んでいる今、電子カルテって便利そうだな…と思いつつも、紙カルテを使用している店舗は多いのではないでしょうか?

こんなお悩みを抱えるオーナー様は必見です。

  • 紙のカルテが膨大にあり、管理が大変
  • スタッフ間の連携をスムーズにしたい
  • 電子カルテを検討中だが選び方が分からない
  • お客様の情報を活かして集客を伸ばしたい

本記事では、紙カルテと比較して電子カルテのメリット・デメリットを徹底解説します。

また電子カルテを導入する際に、ここは気をつけたい!というポイントについてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

電子カルテとは?紙カルテとの違い

電子カルテとは、施術履歴をはじめとした顧客情報を「電子データ」として残すもの。

そんな電子カルテと紙カルテの大きな違いは、記録・管理方法です。

来店記録などを紙に書いて、ファイリングする「紙カルテ」に対して、「電子カルテ」はパソコンやタブレットを使用して、顧客情報の記録・編集・管理を行います。そのため、電子カルテの場合、タブレットを開けば、顧客情報の閲覧・検索が素早くできるという魅力があります。

実は多い?紙カルテのデメリット

紙カルテを使用し続けることに、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

まずメリットについて、紙カルテは用紙があれば記録できるだめ、低コストかつ、誰でも記録しやすいという点があります。対して紙カルテのデメリットは下記の通りです。

  • 顧客情報がすぐに出せない
  • 保管場所をとる
  • 店舗でないと情報が閲覧できない
  • 集客に活かしづらい

紙カルテは保管場所が必要になるため、顧客情報が増えた時に管理が大変になります。加えて、もしスタッフが読みにくい字で書いていた場合や、経年劣化によってカルテが色褪せたりしていた場合は、顧客情報が正確に残せないことも。

また紙カルテは、「ただ記録だけ」となっていることが多く、貴重な顧客情報を販売促進に活かせていないという場合も多くあるでしょう。

電子カルテのメリット3

次に、電子カルテを使用するメリットについて見ていきましょう。

1.顧客情報の入力・検索がスピーディーになる

電子カルテを使用する上での魅力は、作業効率が向上する点です。

例えば電子カルテには、施術項目をあらかじめ登録しておけば、毎回入力しなくても、タップだけで簡単に記録できる機能を備えたものも。そしてデータの検索がしやすく、瞬時に必要なデータが確認できる点もうれしいポイントです。

顧客情報がタブレットなどでサッと出せたら、ファイルを取りに行って、カルテをめくる作業も不要になります。

2.ファイルの保管場所が不要になる

電子カルテの場合、紙カルテのようにファイルを保管しておく場所が不要になります。

タブレットなどの電子機器があれば、数千件にもおよぶ顧客情報を一括で管理できます。

これまでファイルを置いていたスペースが有効活用できますね。

3.スタッフ間の情報共有がスムーズになる

電子カルテであれば、複数のスタッフが同時に閲覧することが可能です。

また文字が読みにくいといったこともないため、正確な情報の記録・共有がしやすくなります。

また写真を取り込める電子カルテもあるため、担当が変わった場合でも引き継ぎがしやすいといったメリットも。

電子カルテのデメリット2

電子カルテの良い点だけではなく、気になる点も確認しておきましょう。

1.導入コストや維持費がかかる

電子カルテの導入に際しては、基本的にシステムの導入費用や利用料かかります。電子カルテには、低コストで導入できるアプリやシステムもありますが、使用できる機能が限られていたり、実は利用料が高額になってしまったりする場合も。顧客情報を適切に管理していくためにも、なんとなく決めてしまうのは注意が必要です。

2.スタッフの慣れが必要になる

紙カルテと違って電子カルテの場合は、操作方法をマスターする必要があります。間違えて操作してしまうと、きちんと記録を残せない場合もあるため、新規スタッフが入った場合には、その都度研修が必要です。複雑な操作が伴う電子カルテは避けた方がよいでしょう。

失敗しない!電子カルテの選び方って?

では、電子カルテを導入する際に、気をつける点は何があるのでしょうか。電子カルテを導入した後に「なんだか違う…」とならないよう、よく確認しておきましょう。

店舗で使いやすいものか

電子カルテの使い勝手はさまざまです。例えば、手書きで残せるカルテがあれば、文字入力だけという場合もあります、また施術内容の項目などを店舗に合わせて、設定ができるのかについても確認しておきたいところ。施術履歴に写真は取り込めるのかなど、実際に電子カルテを使用する場面を想像しつつ、選ぶことが大切です。

集客に繋がる機能はあるか

編集・管理が効率的にできる、電子カルデですが、できれば集客に活かし、売上アップを目指したいですよね。例えば、顧客データが分析できたり、DMに繋がる機能があれば、来店率を高める戦略がとれるでしょう。

サポート体制が充実しているか

電子カルテには、数百件から数千件といった顧客情報を扱うため、厳重に管理する必要があります。そのため、セキュリティ面に優れていること、トラブル時などにすぐに相談できるサポート体制があるかも大切です。

効率化×売上UPを目指すならこの1台!

ただ顧客情報を記録するだけではなく、売上UPを目指したい方におすすめなのが、弊社の「パワーナレッジPOS」です。

タブレットで利用できる電子カルテの特徴は下記の通りです。

  • カルテの問診は自由に設定!タップするだけ
  • 写真と手書きメモが残せる(写真は施術ごとに4枚まで)
  • 過去の施術履歴が比較しやすい
  • 外出先や自宅、どこででも確認できる
  • 直感的で操作しやすい

パワーナレッジPOSの電子カルテは、使いやすさだけではありません。POS(販売時点の情報管理)システムと連動し、顧客データを自動で集客・分析・マーケティングを行います。DMの施策もスムーズにできるため、施術などで忙しい方にもぴったりです。

紙カルテ、そろそろ卒業しませんか?

紙カルテと電子カルテの違い、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介しました。

作業効率化と売上アップを同時に目指すなら、電子カルテがおすすめです。

カウンセリング時に、タブレットなどで簡単にスイスイと、操作できたらよいですよね。

パワーナレジッジPOSなら、電子カルテ・予約管理・売上管理・顧客管理などを連携し、店舗の経営をまるごとサポート。

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