【美容業界|電子カルテ】メリットとシステムの選び方

接客業において、無駄を無くし時間を効率よく使おうと思っても、お客様対応に使う時間を減らすわけにはいきません。

お客様に合った接客を実現するためにも、ご来店時に得た情報はカルテに残し、 いつでもその顧客情報を確認できるように管理しておくことが必要です。
そして、担当者以外にも明確にその情報を共有できることが重要ではないでしょうか。

美容室・エステサロン・美容クリニック・ネイルサロンといった美容業界においても、施術履歴や来店情報などを含む「顧客情報」はより良い接客をするための最重要情報ではないでしょうか。

この記事では、お客様情報を「電子カルテ」というペーパーレスで管理・共有するメリットや選び方をご紹介していきます。

[もくじ]
1. 美容業界でも増える電子カルテ
  ・電子カルテってどんなもの?
  ・メリットとデメリット
2. 導入時に考えること
  ・書きやすさ
  ・同時利用は可能か
  ・カルテ項目の確認
  ・使っているシステムと連動できるのか
3. まとめ
4. 最後に

美容業界でも増える電子カルテ

近年多くの業界で紙で出していた資料を電子化し、データで保管・管理をするペーパーレス化が進んでいます。
もちろん、美容業界も例外ではありません。

「カルテ」と聞くと、病院やクリニックといった医療のイメージがありますよね。
今は、美容業界に特化した電子カルテも次々と開発され、紙管理からデータ管理へ移行するお店が増えているのです。

電子カルテってどんなもの?

選ぶメーカーによって違いはありますが、大きな特徴として4つがあげられます。
 ・スマートフォン/タブレットなどの端末で利用
 ・コメント入力
 ・写真の撮影/保存
 ・写真への書き込み

そして、どんなメーカーの電子カルテを選んでも変わらないこと。
それは、保管スペースと用紙の購入が不要になること。

例えば、カルテ保管庫として1部屋確保していたとしたら…?
全てデータ化できればその部屋を施術スペースとし、席数の拡張も可能になりますよね。

メリットとデメリットは?

<メリット>

  • クセ字などによる文字の読みずらさが解消
  • 保管場所の確保が不要
  • テキストでは伝わりにくい内容も写真で残せる
  • 用紙購入コストを削減
  • 劣化や紛失を回避
  • タブレットなどのデバイスがあればその場で確認できる

<デメリット>

  • ITに不慣れな人には使いづらい
  • ネットワークの通信状況に影響される場合がある
  • 全ての情報を電子化できない場合がある(欲しい項目が用意されていない)
  • 入力形式に合わせ運用変更をしなければならない場合がある
  • セキュリティを充実させなければならない

紙の劣化やクセ字で読みずらい、テキストでは伝わらないなどの経験は少なからずあると思います。
電子カルテなら、文字入力・写真への書き込みで解消されるのです。

もちろんデメリットもありますが、導入前に環境を整えておけば回避できるのものばかりではないでしょうか。

導入時に考えること

電子カルテを導入したものの、思い描いていた使い方ができず紙カルテに戻すなんてこともあるようです。
オーダーメイドで一からシステムを作り上げることができれば問題ありませんが、大変な費用がかかることでしょう。
だからこそ、導入時にはできるだけお店に合ったものを吟味しましょう。

確認ポイントを大きく4つに分けてみました。
電子カルテを選ぶときの参考にしてみてください。

書きやすさ

イラストや図を描き残すとき、紙の描きやすさには勝てません。
ペンツールについても確認しましょう。

☑イラスト・図の描きやすさはどうか
☑写真の保存枚数はどのくらいか
☑写真への書き込みはできるか

同時利用は可能か

席数があるお店であるほど、それだけ同時にお客様が入ります。
デバイスの取り合いが起きないよう、複数台用意する必要があるでしょう。
しかし、同時に電子カルテを開くことができなければ意味がありません。

☑複数のデバイスでアクセスしても使えるのか
☑お店にあるデバイスはシステムに対応しているか

カルテ項目の確認

「ピッタリ!思った通り!」というシステムばかりではありません。
導入した電子カルテに運用を合わせることで、良くなる部分もあれば悪くなる部分もあるかもしれません。
「どこまでなら合わせることができるか」を含めて考えることも必要です。

☑必要な項目はそろっているのか
☑項目がない場合、カスタマイズはできるのか

使っているシステムと連動できるのか

利用中のシステム(予約管理やPOSレジなど)と連動していない場合、電子カルテと利用中システムそれぞれで顧客を管理することになります。
導入する電子カルテと連動するものに乗り換えることもできますが、そのせいで業務効率が下がっては本末転倒です。

☑顧客データは 使っているシステムと二重管理にならないか

まとめ

・カルテ保管スペースと用紙の購入が不要
・読みずらさを解消しスムーズな共有が可能
・導入には運用を合わせられるか否かを含めて吟味する

政府も進めるペーパーレス化。
顧客情報を電子化することで、時間もコストも短縮しながら、売上アップへつながる武器にすることができるはずです。
お店に合った電子カルテが見つかりますように…☘

最後に

パワーナレッジでは、POSシステムと連動した電子カルテをご用意しています。
是非、POSシステムと併せてご参考にしてみてください。
☑写真撮影・書き込みOK
☑一問一答の問診カスタマイズOK
☑業種ごとのモデルイラストを用意