店舗経営にもペーパーレスって必要?ペーパーレス化とそのメリットとは?

現代社会において目まぐるしいスピードで変化していることは「ペーパーレス化」ではないでしょうか。

ビジネスシーンから学校現場や店舗においても今はペーパーレス化に移行しつつあります。

切符の代わりにICカード。学校において小学生は一人一台パソコンを支給され、宿題やテストもパソコン上で行うことも増えています。

お金に関しても現金でのやりとりではなくキャッシュレスが当たり前になってきました。

ビジネスシーンにおいては、ここ数年のコロナ社会で書類に押印するために出社するということも話題になり、これまで当たり前に行ってきた働き方や考え方が見直されるようになりました。

世界中でSDGsの取り組みが広がってきており、ますます自然環境の保護の点でもペーパーレス化のニーズが高まっています。

さて、今回の記事では店舗経営にペーパーレス化にメリットがあるのか、そもそも必要なのか探っていきたいと思います。

ペーパーレス化とは?

店舗では顧客リストやアンケート、シフト表、アサイン表やレシートなどの請求書類、ビジネスシーンでも見積書や請求書、辞令などの通知 等々

様々な場面で紙面の文書が使われます。
必要なものとはいえ「通知」に紙が膨大に使用されています。

ペーパーレス化とは、このような紙で作成・管理・通知されてきた文書をデジタルデータに変えて紙を使わないことです。

ペーパーレス化のメリットは?

ペーパーレス化によるメリットはやはりコストがかからなくなることだといえます。紙を使用としなければ、用紙代・コピー代、保管による場所やファイル代などの費用もかかりません。

さらに、文書をデータで保管することで、検索や情報の共有の手軽さがあります。

年度別や種目・部署などで区別した紙の書類をファイルしたものから探す手間と労力を経験した方も多いのではないでしょうか。

紙の書類を一枚一枚日付や内容を照らし合わせながら探すより、データで保管をしておくとその労力も激減されます。

紙での保管は劣化や紛失するリスクもあります。

データで保管をすることで昨今でも耳にするサイバー攻撃や情報漏洩の不安がでてくるかと思いますが正しい方法でアクセス制限をかけるなどセキュリティを備えることはできます。

また社員の勤務時間に関してもタイムカードを使用している店舗はまだまだ多いと思います。

タイムカードを管理するのもカードの費用もかかりますし、カードを計算して給与を支払うのも時間と労力がかかっています。

勤務時間管理をデジタル化することで正確な時間管理と給与計算も効率化を図れます。

ペーパーレス化が進まないのはなぜ?

世界ではペーパーレス化・デジタル化がどんどん進んできています。

それでもまだまだペーパーレス化が進まないのはなぜでしょう。

  • 紙での提出が規定になっている
  • 業務において決定権をもつ役職者が消極的

少しずつ変化していっていますが、便利があるとリスクを伴うことも消極的な一員かもしれません。

具体的な店舗経営のペーパーレス化

ここでは店舗経営のペーパーレス化具体策をみていきましょう!

・お客様目線でのニーズはキャッシュレス決済の導入

キャッシュレス決済とは紙幣(お金)のペーパーレス化です。店舗側のメリットは会計時に現金でのやりとりがない分効率がよく、キャッシャーの現金誤差が出ないことです。

デメリットとしては、キャッシュレス決済を導入によりかかる手数料が発生することでしょうか。

顧客側にとっては、現金を管理する手間がなくなることや、手持ちが足りなくても購入ができること。ATM利用時の手数料を削減できるといったメリットがあります。

・クラウド管理

ポイントカードを電子化し、システム上で管理することも効果的です。顧客情報や予約内容、ポイントの発行や管理、購買履歴などが瞬時に反映されます。

顧客のニーズに合った情報やサービスをメールなどで提供できます。かつてあった顧客に郵送するDMの郵送料を考えると大幅なコスト削減に。

顧客も知りたい情報やお得なサービスをスムーズに得ることができるため顧客満足度もアップすることができます。

また、クラウドで管理することで店舗にいなくても外出先でも情報を共有することができます。

社員の勤務時間管理もスムーズに行えます。

ペーパーレス化をしていくのに何からしたらいい?

メリットが多いペーパーレス化ですが、いざ取り入れようとしたときに何からしたらいいでしょうか。

いろいろと迷ったらまずは身近な業務の効率と効果を図れる顧客管理とキャッシュレス決済でなないでしょうか。

情報管理や在庫管理、売上情報や勤怠管理が出来、店舗にいなくても閲覧や編集が出来るという点でもデジタル端末の導入がおすすめです。

タブレットを採り入れている企業や店舗が多いのは効率や効果を重視しているからだと想定できます。

また大量のデータを保管するためには、サーバーやクラウドサービスの契約も必要です。そして重要なのが、ITリテラシーの装着。従業員に対して端末の操作方法やデータの取り扱い方法、セキュリティ対策などの教育をしっかりと行うことも重要です。

個人経営でよく耳にするのが確定申告の時期のレシートの山。

コツコツとされておられる経営者さんももちろん多くいらっしゃると思います。それでも日々忙しければ後回しになって机の上はレシートの山。この紙のレシートもクラウド管理でスッキリできます。

視覚から入るゴチャゴチャしているものはストレスになりますからね。

困っていること、毎年同じようなことでバタバタしていることからペーパーレス・デジタル化にしてみると仕事にもっと集中できるようになるかもしれません。

まとめ

個人経営店も店舗経営も、顧客管理や売上管理が効率的に図れること、
保管のために必要だったデスクやキャビネット、ロッカーなど、それらがなくなったスペースをイメージしてみてください。

これらのスペースがもっと有効活用できるかもしれません。
ペーパーレス化したら物理的なスペースはほとんど必要ありません。

ペーパーレス化で店舗をより自由に有効活用し、新しい形の職場・店舗づくりをしやすい環境になるのではないのでしょうか。