【失敗しない】予約管理システムの選び方!導入のメリット・デメリットは?

スタッフが不在でも、24時間自動で予約受付や管理ができる「予約管理システム」

予約に関してこんなお困りごとありませんか?

  • WEBからの予約のとりまとめが煩雑になってきた
  • 予約がブッキングしてしまった
  • 予約キャンセルや変更など、スタッフへの周知が手間だ
  • 予約対応で施術に影響がでた
  • 過去に予約したお客様の情報を活かせていない

予約管理システムは予約に不随する業務がスムーズになるだけでなく、スタッフの負担を軽減でき、サービスの質向上に努めることもできます。ただ予約管理システムは無料で利用できるサービスもあり、その種類は多くどれを導入すれば良いか迷いますよね。

そこで今回は、予約管理システムの失敗しない選び方についてまとめました。
また、予約管理だけでなく「集客アップ」に繋がるおすすめのツールも紹介します!

どうかわる?予約管理システムの導入メリット

 予約管理システムとは、WEB上での予約や電話での受付を「一元化」して管理するシステムです。導入するとこんな効果が得られますよ。

  • 予約の管理に手間をとられない
  • 予約の変更やキャンセルの共有が簡単
  • 施術に集中できる
  • アフターフォローに活かせる
  • 予約の取りこぼしを防げる
  • お客様満足度アップ

予約の受付や管理で対応していた時間を本来の業務にまわせるのが大きいです。施術に集中できるのでお客様にも満足していただけますね。
また、時間を問わずいつでも受付ができるので、お客様の好きなタイミングで予約が可能に。
予約のとりこぼしがないのも大きなメリットです。お客様の情報を登録することでアフターフォローにも活かせますよ。

ここは注意!予約管理システムのデメリット

とても便利な予約管理システムですが、気になる点もあります。

  • 慣れるまでに時間がかかる
  • システム不具合の恐れ
  • コストがかかる

予約管理システムの導入には、基本的に機器代やシステム使用料がかかります。
また、システムに不具合があると業務に支障がでることも。そしてスタッフ全員が使いこなせるように研修をしておくことも大事です。

失敗しない!予約管理システムの選び方4

実際に予約管理システムを導入して「何だかちがう…」とならないよう、押さえておきたいポイントをまとめました。

1.操作がシンプル

操作が複雑だと覚えるのに時間がかかったり、実際の作業に時間がかかったりします。新規スタッフが加わった時など、難しいと覚えてもらうのにも一苦労します。操作が簡単で、わかりやすいものがおすすめですよ。

2.顧客管理ができる

ただ予約情報のとりまとめだけでなく、次回の来店につなげていきたいところ。顧客管理ができると詳細情報を登録できたり、DMを送るタイミングを図れたりします。また担当者が変わった場合でも、情報共有をすばやくできるメリットがありますね。施術前後の写真を取り込めるとさらに便利です。

3.セキュリティがしっかりしている

個人情報を管理するので、セキュリティ面が強固なものが良いでしょう。また利用に際して、困りごとを相談できる「サポート体制」があると安心ですね。

4.導入実績が多い

導入実績が不明だと実際のイメージが分かりづらく、不安になりませんか。予約管理システムといっても「美容室限定」など、対象が限られていることもあります。
実際にどんなところに導入されているのか、ホームページで確認したり、担当者に聞いたりして実績を把握しておきましょう。

「無料」の予約管理システムはどう?

予約管理システムは“無料”で始めることもできます。一見魅力的ですが注意点もあります。

  • 予約件数の制限がある
  • 予約だけの機能に限定され他に活かせない
  • サポート体制がない
  • 使いたい機能はオプションばかりで気づけば高額に

予約件数が決められていたり、便利な機能はオプションばかりだったりと結局コストがかかることも。大事なお客様の情報を適切に管理し、活かしていくためにも安いからといって安易に選ぶのは要注意です。
また、サポート体制がないとトラブル時の対応に時間を要することになりかねません。

まるまる解決!「パワーナレッジPOS」なら予約管理から集客までお任せ

弊社の「パワーナレッジPOS」は予約管理の煩雑さを解消するだけでなく、“来店率アップ”に繋がるさまざまな機能が充実!サロンやクリニックなど多くのお客様に導入していただいています。導入するとこんなメリットがありますよ。

  • とにかくシンプル!スタッフが簡単に操作できる

毎日操作するなら簡単で見やすいものが良いですよね。「パワーナレッジPOS」はまるでスマホを操作するように、タッチパネル式で簡単に操作できます。予約一覧の表示ができ、編集や修正をすばやくできます。画面の切り替えもラクラクできますよ。また水に濡れた手でも操作できる、安心の防水性能です。

  • 予約設定を細かくできる!スケジュール管理を効率的に

担当者の予約だけではなく、施術する部屋単位や機材など細かな予約を受ける事もできます。また予約できる日時をあらかじめ設定しておく「予約制御機能」があります。スタッフの休みや休憩など、予約不可能な時間を反映させることができますよ。

  • 顧客管理機能が充実!リピーターを確保

せっかくなら登録したお客様の情報を次回の施術に活かしたいですね。「POSパワーナレッジ」には施術前後の写真を取り込めたり、カウンセリング内容や施術履歴などを記録に残せたりする機能があります。お客様に対してきめ細かなサービスができるので、満足度アップに繋がります。

  • 無料の会員アプリで利便性アップ!失客防止に効果的

無料のアプリを活用し、お客様の来店を促すことができます。お客様の手持ちのスマホで簡単に登録でき、24時間いつでも予約が可能に。

また来店履歴やチケットなどの使用状況をお客様自身で確認できるので、次回の来店に繋がる便利な機能が充実しています。予約日前には、プッシュ通知にてお知らせをするので、予約忘れやドタキャンを防ぐこともできます。

  • 365日の安心サポート体制!お困りごとをスピーディに解決

「使い方で不明点があった」「システムに不具合があった」そんな時でも安心。365日、年中無休でサポートしています。専任スタッフが対応しています。
※10時~19時フリーダイヤルにて対応しています

その他にも!こんな役立つ機能があります。

  • メルマガの予約配信
  • 顧客動向や商品の売れ筋分析
  • スタッフの勤怠管理
  • 便利な出納機能
  • 商品や在庫の管理
  • 回数券やチケットの管理 など

「パワーナレッジPOS」は管理面だけでなく、分析や集客アップにつながる充実した機能を1台に搭載しています。
そして会員アプリをさまざまな機能を活用することで安定的な売上を残すことも可能になります!

POSパワーナレッジの導入事例を見てみる!

予約管理システムまとめ

煩わしさを解決する予約管理システムですが、予約だけでなく、登録したお客様の情報を活かして、きめ細かなサービス提供やリピーター確保・集客アップに繋げていきたいですね。弊社のパワーナレッジPOSはそんなお悩み事を“たった1台”で解決します。

ご相談は「オンラインにて無料」で行っていますのでお気軽にお問合せください。

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